En un mundo en el
que casi todo se puede copiar, especialmente a nivel técnico, lo que distingue
a unas empresas de otras son las personas que las integran.
En este punto concreto cobra especial relevancia el trabajo en equipo, o la capacidad que tanto
organizaciones como individuos de trabajar con otros. De hecho, se trata de una
competencia muy valorada por las empresas a la hora de decidir a quién
contratar y por qué.
Un trabajo de equipo efectivo llega
cuando todos los miembros del mismo dejan a un lado sus aspiraciones personales
y trabajan juntos para lograr un objetivo común.
¿Por
qué es importante el trabajo en equipo?
Son muchas las razones por las que las organizaciones de hoy en día
deben perseguir y lograr trabajar correctamente en equipo, porque los
beneficios tanto para las personas como para la organización son muchos y muy
variados.
Las
principales razones por las que las empresas deben trabajar en equipo son:
·Motivación: este factor cobra especial relevancia cuando los miembros del equipo
se entienden los unos a los otros, y existe una sensación de competencia sana
en la que la voluntad de ayudar a los otros sobrepasa el deseo de
reconocimiento individual.
·Aprendizaje
acelerado: Los miembros de un mismo equipo
de trabajo tienden a aprender más y más rápido sólo interactuando entre ellos.
Además, cuando se presenta un problema, el hecho de que existan diferentes
perspectivas, hace que la solución problema pueda llegar mucho más rápido.
·Mejora
la eficiencia de los equipos:
Cuando un equipo de trabajo está cohesionado, existe confianza y cada miembro
tiene su rol definido dentro del grupo, es más fácil que las tareas se cumplan
a tiempo y que el resultado sea el deseado. Incluso si uno de sus miembros
falla o se retrasa, el resto puede ayudar.
·Mejora
las habilidades personales: trabajar
en equipo implica por un lado trabajar con otras personas, pero también acabar
con tu timidez y miedos personales para compartir tus ideas y opiniones sin
importar lo que los demás puedan pensar.
No sólo es necesario saber las
razones por las que el trabajo colaborativo es importante, sino saber
cuáles son las indicaciones más importantes a la hora de trabajar en grupo.
Para
conseguir un trabajo en equipo productivo es necesario conocer tanto las formas
para trabajar que grupo que hay como los tipos de trabajo de equipo que
existen.
El trabajo de equipo no sólo es
beneficioso para la empresa sino para cada uno de los miembros del equipo de
manera individual. Ayuda a la productividad y a la felicidad de los
trabajadores.
¿Cómo
fomentar el trabajo en equipo?
No existe una receta o fórmula simple con la que se construye y motiva a
un equipo de trabajo efectivo. Cada empresa, cada proyecto, cada cliente es
diferente y es imposible prepararse para cada una de las circunstancias que se
puedan dar.
Ésta y
otras razones son uno de los motivos por los que las técnicas para construir la
confianza y hacer que personas con diferentes personalidades, formación, formas
de trabajar e incluso objetivos puedan sacar adelante un proyecto común.
Puede
que un equipo de trabajo este formado por individuales con un gran talento,
pero cuyas relaciones personales no son siempre las mejores.
Entre
las principales técnicas que existen para crear grandes equipos de trabajo
están:
·La definición de roles: ¿qué es lo
que tiene que hacer cada uno? Lo mejor es repartir los roles dependiendo de las
necesidades y características de cada miembro.
·La aportación personal: saber llevar
y gestionar lo que hace cada uno en un equipo y por qué lo hace puede
romper o equilibrar la balanza de un grupo. Hay que reconocer los fracasos y
celebrar los éxitos.
·Feedback: es la quizás la técnica de
construcción de equipos más básica y esencial, y al mismo tiempo la más
complicada de hacer. Lo importante transmitir la información siempre desde un
punto de vista positivo.
El
trabajo en grupo no funciona a la perfección automáticamente, sino que también
necesita una serie de técnicas de trabajo en equipo que favorezcan el
compañerismo en el trabajo y el buen clima laboral.
Si no
formamos el equipo de trabajo adecuado y llevamos a cabo una serie de estrategias
de trabajo en grupo correctas, pueden surgir problemas en el equipo que
acaben siendo desventajas para la empresa.
Hace
unos meses hemos vivido un proceso electoral que ha culminado con la entrada de
nuevos actores al escenario político local. Independientemente del análisis
político de los resultados obtenidos, desde un punto de vista objetivo hemos
vivido como la ciudadanía demanda una mayor transparencia, cercanía e
involucración en los procesos de gestión de su entorno más cercano. Y esta demanda
no sólo es para la Administración Local, por ser más cercana al ciudadano, sino
a todos los niveles de la estructura de la Administración Pública.
Ya
hace más de una década que las administraciones han intentado fomentar el
concepto de Administración Electrónica, basándose en un enfoque de acercar los
procesos administrativos al ciudadano. En la mayoría de casos esto se ha
resuelto habilitando nuevos canales a la gestión de expedientes ya existente.
Los nuevos retos pasan por convertir la administración tradicional en una
auténtica Administración Digital que consiga cubrir todas las
necesidades de los vecinos.
A día
de hoy, el ciudadano dispone de múltiples vías de comunicación con su
Administración Local, pero ni él ni la propia Administración disponen de una
visión integrada del mismo, de sus necesidades reales, de los servicios que
utiliza, etc. Este enfoque hace que el ciudadano sea un actor más del proceso,
pero no el eje vertebrador del mismo.
Entonces,
¿qué nos está pidiendo la ciudadanía, y qué pueden hacer las Administraciones?
Conceptualmente, algo tan fácil como una visión integrada del ciudadano que
permita una gestión más transparente, proactiva y
con mayor calidad de servicio. Un simple ejemplo, real. Familia que
tiene un tercer hijo, lo que representa su paso a familia numerosa. ¿Debe
acudir la familia a realizar el trámite para su reconocimiento, o puede la
propia Administración ser proactiva en la gestión? Está claro que con la
segunda opción no sólo se mejora la calidad del servicio, sino la percepción
del mismo.
De la Administración Electrónica a la
Administración Digital
Durante
estos últimos años han surgido diversas iniciativas que giran alrededor de este
objetivo, pero del que todavía estamos lejos. Veamos algunos ejemplos.
En el año
2007 se desarrolla la ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios públicos, intentando ir más allá de la automatización de los procesos
administrativos. Los principales objetivos para el ciudadano son: accesibilidad
a los servicios públicos 24 horas 7 días a la semana, simplificación en las
tramitaciones con la Administración, rapidez y agilidad en la obtención del
servicio requerido, eliminación del desplazamiento físico hasta la
Administración, y la aplicación de principios básicos de carácter social (no
exclusión, facilidad acceso nuevas tecnologías, etc.). Para la Administración
son: mejora del servicio, mejora de la eficiencia interna, integración de los
canales de prestación de servicios, fomento del uso generalizado de las nuevas
tecnologías, generación de economías de escala, e impulso de la transformación
de la Administración.
Dentro
de este marco de actuación se han desarrollado proyectos como el registro
electrónico, la notificación electrónica, la factura electrónica, la firma electrónica,
plataformas de contratación pública, etc. que han permitido acercar la
Administración al ciudadano, pero que en mayor o menor medida se han ido
acometiendo como iniciativas estancas, no integradas entre sí, ni a nivel
técnico ni operativo.
Plataformas de interoperabilidad
La
Administración se ha dotado de plataformas de interoperabilidad para el
intercambio de información ya existente, evitando la habitual presentación de
los mismos documentos, como las fotocopias del DNI, para la realización de
diversos trámites. Estas plataformas (SARA, PICA, EACAT, etc.) permiten poner a
disposición de la Administración información dispersa en diferentes entidades
públicas. Sin embargo, aun teniendo en cuenta el avance que esto ha
representado, a día de hoy todavía es limitado el volumen de información
disponible, ya sea por casuísticas legales como es la cesión de datos
personales regulada por la LOPD, técnicos, no todos los registros están
informatizados, normalizados, etc., y operativos, como algunas reticencias de
algunas entidades por miedo a perder su independencia o autonomía.
Open Data
En los
últimos años han ido surgiendo iniciativas para facilitar información pública
en formatos digitales, estandarizados y abiertos para que todo el mundo pueda
hacer uso de los mismos (RISP – Reutilización de la información del Sector
Público). En definitiva, universalizar el acceso a los datos públicos. De esta
forma la ciudadanía no sólo puede informarse, sino crear nuevos servicios
a partir de dicha información. Esta política ha sido fomentada desde su inicio
por el Parlamento Europeo, y apoyada por los líderes del G8 para la mejora
gubernamental y el desarrollo socioeconómico.
Pero
es información social, económica, geográfica, estadística, etc. que debe
cumplir con las distintas restricciones legales (como puede ser la LOPD), y
aunque aporta al ciudadano información de su entorno social, cultural, etc., no
le ayuda a mejorar sus necesidades inmediatas con la Administración.
Hacia
una completa Administración Digital
Para
garantizar los principios de transparencia, participación y colaboración no
basta con la apertura de datos públicos (Open Data), también se requiere de la
apertura de procesos y del uso de redes sociales y de plataformas de
participación ciudadana. En definitiva, no sólo ofrecer información pública por
nuevos canales, sino establecer nuevas formas de colaborar con la ciudadanía
(concepto Open Government). Existen iniciativas a nivel autonómico y local en
esta dirección, destacando entre las pioneras la iniciativa del Gobierno Vasco, pero todavía son escasas.
La
Administración debe dotarse de herramientas que le permitan establecer estos
entornos de colaboración con la ciudadanía. Por un lado, el ciudadano debe
saber qué conoce la Administración de él, qué servicios le presta o le puede
llegar a prestar, realizar los trámites habituales tanto en nombre propio como
de las personas y entidades a las que puede representar, y, sobre todo, disponer
de un canal de participación.
Por
otro lado, la Administración debe tener capacidad de ofrecer de forma proactiva
al ciudadano los servicios que éste requiere, planificar mejor sus necesidades
del futuro, crear y prestar nuevos servicios a sus ciudadanos, y establecer un
canal de participación y escucha activa de las demandas de la ciudadanía. Pero
no debemos quedarnos sólo en una visión pública. La Administración debe buscar
también una mayor integración del sector público y privado, que le permita
mejorar su capacidad de gestión de las necesidades ciudadanas.
Para
todo ello, las Administraciones no sólo deben dotarse, como han venido haciendo
hasta la fecha, de herramientas que le permitan resolver necesidades concretas:
portales de colaboración, gestión de expedientes, plataforma de
interoperabilidad, Big Data y Analytics, etc., con mayor o menor grado de
integración entre las mismas, sino buscar soluciones más globales que realmente
les permitan disponer de una visión global en tiempo real de su ciudadanía.
Solamente así conseguirán una verdadera transformación, que entierre las viejas
bases de la Administración tradicional para convertirse en Administraciones
Digitales.
¿Qué es
administración digital o administración 2.0?
Administración digital podría ser un concepto muy próximo
al de administración electrónica. Recordemos una vez más la
“definición oficial” de esta última:
“La Administración electrónica es el uso de las TIC en las AAPP,
combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar
los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las
políticas públicas” (Comisión Europea)
La llamada administración digital se
reguló tímida pero aceptablemente en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, si bien no tuvo el
impacto pretendido, posiblemente porque daba cierto margen de voluntariedad al
proceso. La propia Ley y su normativa de desarrollo hablaban de unos plazos que
se han incumplido sistemáticamente. Mucho más clara es la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que va a imponer, con su entrada en
vigor el 2 de octubre de 2016, el procedimiento administrativo electrónico
(para la propia administración, mientras que el ciudadano obviamente podrá seguir
utilizando la atención presencial). El plazo parece corto para las
administraciones que aún no han comenzado el proceso, pero cuanto menos puede
suponer el detonante o quizá el empujón que le hace falta a algunas de ellas.
Como dato histórico o simple “titular de prensa” aplaudimos esta imposición,
pero la parte difícil es implantar dicho procedimiento en condiciones de
interoperabilidad total, algo complejo en un escenario de heterogeneidad entre
AAPP. También se precisan cambios organizativos y formación en nuevas
aptitudes de los empleados públicos que, más allá de la mera adquisición
de software, tendrán que gestionar internamente las AAPP, con la ayuda más que
probable (y en todo caso necesaria), de otras AAPP, fundamentalmente el Estado
a través del uso de sus plataformas de intermediación de datos.
En todo caso, desde la óptica de la Administración, lo importante es que
en cualquier momento en el que se encuentre la organización, en cualquier fase
de la implantación de la administración electrónica en la que cada
administración esté, se decida iniciar, proseguir, retomar o culminar los
procesos de modernización y eliminación de la burocracia para que en unos años
todas las instancias públicas se encuentren igual de evolucionadas, lo cual nos
acercará a la vieja idea de “Administración Única”, y a dar efectividad de
los derechos de los ciudadanos, como por ejemplo el derecho que tiene una
persona a no presentar un documento que haya sido originado en una
administración pública (p.ej. certificado de estar al corriente de las
obligaciones tributarias con Hacienda), y por supuesto con menos motivo si no
lo exige ninguna ley. Este enfoque es coherente con la definición que
expusimos, ya que, como en ella queda reflejado, la administración electrónica
es un medio para un fin: mejorar el servicio público.
Si todo esto se da tendremos
administración electrónica. Pero es ahora cuando debemos subrayar que a pesar
de lo positivo de la citada nueva Ley, esta da el paso hacia el
procedimiento 2.0, pero no hacia la Administración 2.0. Puede ser un
buen comienzo (aunque evidentemente no es lo mismo). Sin embargo, las
relaciones jurídico-administrativas informales, esto es, RRSS, relaciones de
participación, y otras relaciones ciudadanas que no dan lugar necesariamente a
la apertura de un expediente administrativo, tendrán que esperar. Al menos en
cuanto a su inclusión en la legislación española, ya que en la práctica sí
contamos con casos -puntuales- de buenas prácticas en este sentido.
La Secretaria General de Administración
Digital es el órgano directivo al que corresponde, bajo la autoridad del
titular de la Secretaría de Estado de Función Pública, la dirección,
coordinación y ejecución de las competencias atribuidas al Departamento en
materia de administración digital, racionalización de las tecnologías de
la información y las comunicaciones en el ámbito de la Administración
General del Estado y sus Organismos Públicos y del funcionamiento del
Servicio Común de Sistemas de Información y Comunicación.
Asimismo,
le corresponde en coordinación con el
Ministerio de Energía, Turismo
y Agenda Digital, el ejercicio de cuantas acciones se deriven de los planes de
acción para la implantación de las Estrategias nacionales e internacionales en
el ámbito de la Agenda Digital. El ejercicio de las competencias atribuidas se
llevará a cabo en coordinación y, sin perjuicio de aquellas que correspondan a
otros Departamentos Ministeriales.
Corresponden a la Secretaría General de
Administración Digital las siguientes funciones:
La
elaboración de la estrategia en materia de Administración Digital y Servicios Públicos Digitales de
la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, así como
del proceso de innovación, y el establecimiento de las decisiones y
directrices necesarias para su ejecución.
La gestión compartida, mediante coordinación
o prestación directa de los servicios comunes de Sistemas de Información
y Comunicación para la Administración General del Estado y sus organismos
públicos, en los términos que se establezcan por Resolución del titular
de la Secretaria General de Administración Digital.
El diseño, implantación y gestión de los
medios y servicios necesarios para evolucionar los servicios públicos
actuales hacia servicios electrónicos universales, de calidad orientados
al interesado, consolidando servicios, infraestructuras TIC,
equipamientos y redes informáticas comunes de la Administración y sus
Organismos Públicos; definir los modelos a los que se ajustarán los
sistemas de información.
En relación con los programas y proyectos de
atención al ciudadano y en relación con la gestión del punto de acceso
general, el diseño y gestión de las plataformas tecnológicas que los
soportan. Asimismo, le corresponde la racionalización e impulso de la
consolidación e integración tecnológica de los servicios de atención
ciudadana y de los puntos de acceso general de las Administraciones
Públicas, en coordinación con la Dirección General de Gobernanza Pública.
Promover la incorporación de las tecnologías
de la información y las comunicaciones a los procedimientos
administrativos y la adaptación de la gestión pública al uso de medios
electrónicos, y promover la cooperación facilitando el acceso de otras
Administraciones públicas a las herramientas, plataformas o sistemas
tecnológicos titularidad de la Secretaría de Estado.
Supervisar, con el apoyo de las Comisiones
Ministeriales de Administración Digital, la ejecución de las medidas
específicas establecidas en los Planes de acción departamentales para la
Transformación Digital.
La realización de propuestas e interlocución
directa con los Organismos especializados en materias de seguridad y
protección de datos, tanto a nivel nacional como internacional, y
aquellas otras con impacto en el ámbito de competencias del departamento
en materia de administración digital. En particular le corresponde la
realización de propuestas e interlocución con el Centro Criptológico
Nacional en el desarrollo de guías de seguridad, la adquisición
coordinada de material de cifra, la formación de personal especialista en
seguridad de los sistemas y el desarrollo y aplicación de lo dispuesto en
el Real Decreto 3/2010, de 8
de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica; de forma especial, asumirá la coordinación en
la respuesta a incidentes.
Actuar como órgano referente nacional ante
organismos e instituciones europeas e internacionales en el ámbito de
competencias digitales del Departamento; Presidir la Comisión Sectorial
de Administración Electrónica.
La definición de estándares, de directrices
técnicas y de gobierno TIC, de normas de seguridad y calidad tecnológicas
y de la información de aplicación a la Administración General del Estado
y sus Organismos Públicos.
La elaboración, desarrollo, implantación y
gestión del Catálogo de Servicios Compartidos.
El establecimiento de criterios y directrices
generales relativos a la compartición de datos al objeto de promover unas
mejores condiciones de racionalidad y de servicio a las personas en
general y a los interesados para la satisfacción de las previsiones del
apartado 1. d) del artículo 53 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre y
del apartado 1 del artículo 155 de la Ley 40/2015, de 1 de
octubre;
así como la elaboración, desarrollo, implantación, coordinación y
seguimiento de un Catálogo de datos compartidos, incluyendo las
infraestructuras y elementos técnicos necesarios, que facilite la
realización de las previsiones citadas.
La provisión de servicios en materia de
tecnologías de la información y comunicaciones a todos los órganos y
unidades adscritas a la Secretaría de Estado de la Función Pública, a la
Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, incluidas
las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, además de a aquellos
órganos, unidades, organismos y entes públicos con los que se acuerde la
misma.
La definición y gestión de un sistema común
de imputación de costes TIC para toda la Administración General del Estado
y sus Organismos Públicos.
La elaboración, en colaboración con la
Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación
cuando afecte al ámbito de sus competencias, de propuestas relacionadas
con las políticas de adquisiciones de bienes informáticos y con los
pliegos de prescripciones técnicas en la contratación pública de estos
bienes y servicios TIC en la Administración General del Estado y sus
Organismos Públicos.
El estudio, planificación, impulso y
seguimiento de los procesos de contratación en materia TIC y aquellos
otros ámbitos relacionados; Emitir el Informe técnico preceptivo de los
convenios y encomiendas de gestión que tengan por objeto la adquisición
de bienes y servicios informáticos y de las memorias y pliegos de prescripciones
técnicas de las contrataciones de bienes y servicios informáticos en los
términos establecidos en el Real Decreto 806/2014, de
19 de septiembre,
sobre Organización e instrumentos operativos de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones en la Administración General del Estado
y sus Organismos Públicos.
De la Secretaría General de Administración
Digital dependen las siguientes Subdirecciones Generales:
La
Subdirección General de Coordinación de Unidades TIC a la que corresponde el
impulso y seguimiento del Plan de Transformación Digital de la Administración, y en particular las funciones a las que se
refieren los párrafos a), d) en coordinación con la Subdirección General
de Impulso de la Administración digital y Servicios al Ciudadano, f), g),
i), j), del apartado 2 del presente artículo.
La Subdirección General de Impulso de la
Administración Digital y Servicios al Ciudadano a la que corresponde el
análisis de requerimientos, diseño, implantación y gestión de los medios
y servicios que fueran necesarios para la ejecución de los proyectos que
dan soporte a los servicios públicos orientados a ciudadanos y empresas
en el ámbito de competencias de la Secretaría General y, en especial, las
funciones recogidas en los párrafos b), c), d) en coordinación con la
Subdirección General de Coordinación de Unidades TIC, e) y k) del
apartado 2 del presente artículo.
La Subdirección General de Explotación a la
que corresponde la implantación y gestión de la infraestructura y de los
sistemas informáticos y de comunicaciones para atender a las competencias
de la Secretaría General.
La Subdirección General de Aplicaciones y Servicios
Generales a la que corresponde el análisis de requerimientos, el diseño,
desarrollo, pruebas y mantenimiento de las aplicaciones y herramientas
necesarias para dar soporte a los sistemas corporativos en el ámbito de
competencias de la Secretaría General tales como el Registro Central de
Personal, la gestión de Cita previa o la gestión de nóminas. En
particular, le corresponden las funciones recogidas en el párrafo l) del
apartado 2 del presente artículo.
Asimismo
depende de la Secretaría General la Subdirección General de Inversiones TIC a
la que se le asigna la gestión económica y financiera en el ámbito de la
Secretaría General, que se concreta en la asunción de las funciones recogidas
en los párrafos m), n) y ñ) del apartado 2 del presente artículo.
Para el ejercicio de las competencias
asignadas, la Subdirección General de Coordinación de Unidades TIC podrá
recabar la información necesaria para el ejercicio de las funciones
atribuidas a la Secretaría General de Administración Digital, con excepción
de la información relativa a los sistemas de mando y control, consulta
política, situaciones de crisis y Seguridad del Estado.
Corresponde a la Subdirección General de
Impulso de la Administración Digital y Servicios al Ciudadano, la
dirección y coordinación de la Subdirección General de Explotación y de la
Subdirección General de Aplicaciones y Servicios Generales para impulsar
la transformación digital de los servicios comunes y el fomento de los
servicios compartidos en la Administración General del Estado y sus
Organismos Públicos.
Como órgano de apoyo y asistencia inmediata al
titular de la Secretaría General existe un Gabinete, con nivel orgánico de
Subdirección General.
